- Brainstorm inicial para definir métodos de trabalho e arrecadação e seções intermediárias focadas em problemas ou desvio de tarefas realizadas, prazos e custos/arrecadação;
- Escopo bem definido;
- WBS;
- Matriz de responsabilidades;
- Gerenciamento de custos com acompanhamento semanal;
- Análise de riscos;
- Gerenciamento de prazos (cronograma) com acompanhamento por etapa.
Durante o projeto, houve solicitação para alteração do escopo, sendo:
- Maior número de crianças, este atendido com maior arrecadação e valores reais de ingresso + pipoca menor que previsto no início do projeto;
- Lanche no Shopping Pátio Higienópolis antes do filme, não atendido em função do custo e de disponibilidade de reserva da praça de alimentação para 89 lugares.
A alteração no escopo durante o projeto foi um momento onde o grupo precisou rever a arrecadação, plano para a realização do projeto e tentativa para negociar com cinema e lanchonete.
O escopo deve ser fechado com o cliente antes de iniciarmos o projeto, e qualquer alteração no mesmo deve ser pensada e negociada antes de seu aceite.
O escopo deve ser fechado com o cliente antes de iniciarmos o projeto, e qualquer alteração no mesmo deve ser pensada e negociada antes de seu aceite.
Houve dificuldade e negativa na negociação com o cinema, pois o mesmo impôs restrições para qualquer negociação. Como as tratativas foram no início do projeto, não necessitamos alteração no plano inicial.
A estratégia de arrecadação obteve sucesso na primeira semana, e com esta expectativa mantivemos o plano de arrecadação durante todo o processo. O Networking foi fundamental na venda das rifas, seja na compra de números ou responsabilidade de vender seus números. Para completarmos o custo necessário, contamos com doações de duas empresas.
Nos contatos realizados, a solicitação de doação de grandes valores por empresas não evoluiu, onde seus argumentos se repetiram em dois: A empresa já realiza doações em outras instituições, ou a empresa opera no regime de lucro presumido sem dedução fiscal por doações. Entendemos ter realizado o caminho certo na arrecadação, de pedir doações apenas do valor complementar às rifas para as empresas, evitando burocracias e/ou necessidade de negociação com a direção da empresa.
Nem todos os riscos foram previstos, como o sistema de cartão de crédito "fora do ar" na compra da pipoca há cerca de 10 minutos do início do filme, porém foi fundamental para avaliar que a previsão de arrecadação inicial era suficiente e a evitar riscos maiores, como a programação de ida a outro cinema, com deslocamento de todos os participantes.
Nem todos os riscos foram previstos, como o sistema de cartão de crédito "fora do ar" na compra da pipoca há cerca de 10 minutos do início do filme, porém foi fundamental para avaliar que a previsão de arrecadação inicial era suficiente e a evitar riscos maiores, como a programação de ida a outro cinema, com deslocamento de todos os participantes.
A divulgação deste trabalho como filantrópico foi fundamental para a arrecadação, e o blog teve papel principal na disseminação e comprovação de sua atividade realizada.
O foco do grupo na realização do projeto foi essencial para seu sucesso.
Agradecemos aos patrocinadores (rifas vendidas e doações), ao Prof. João Arantes pela oportunidade de praticar Gerenciamento de Projeto e em especial a Sr. Sônia Camargo e a instituição ASES - Claretianos, pela nossa satisfação em poder ajudar.