Semana 1 - 20/05/2011 até 27/05/2011 - Apresentação do Projeto


Os alunos da disciplina de Simulação de Projetos, ministrada pelo Prof. Dr. João Arantes no Curso de Gestão de Projetos da Fundação Vanzolini, desenvolverão projetos sociais a partir de temas apresentados pelas próprias instituições.
O tema Cinema, escolhido por esse grupo, faz parte dos Projetos de Cultura e Entretenimento da Associação de Solidariedade e Esperança - ASES.
A ASES é uma instituição beneficente, filantrópica, sem fins lucrativos. Foi criada em 1999 para organizar ações, estruturar e executar projetos para acolher crianças, adolescentes e jovens, cujas famílias não têm renda ou têm renda familiar de um salário mínimo.
A ASES desenvolve um programa de projetos, próprios e em parceria, exercendo a sua missão de educação, proteção, promoção e inclusão social voltados à infância, à adolescência e à juventude em situação de vulnerabilidade social ou de risco.
A execução desses projetos, hoje, justifica a manutenção de 4 (quatro) Centros de Educação Infantil (creches) que acolhem 605 crianças, 2 (dois) Núcleos Sócio-Educativos (centros de juventude) que acolhem 215 adolescentes e desenvolve 4 (quatro) Projetos Educativos e de capacitação profissional — escola para a vida — para 33 adolescentes e jovens.
O Projeto "Uma tarde no Cinema" proporcionará a um grupo de jovens carentes uma tarde de lazer e divertimento, assistindo um filme com direito a pipoca e refrigerante.Para muitos desses jovens essa será a oportunidade de conhecer um cinema.
Visite o site da Associação de Solidariedade e Esperança - ASES e conheça mais sobre sus projetos: Portal Claret

Semana 1 - 20/05/2011 até 27/05/2011 - Definição do Escopo

Objetivo do Projeto
Proporcionar a 60 jovens de comunidade carente uma tarde especial, assistindo a um filme divertido no cinema.

Escopo do Projeto
  • Arrecadar recursos financeiros; 
  • Comprar ingressos para um filme dublado; 
  • Comprar pipoca e refrigerante; 
  • Acompanhar o grupo de 60 de jovens ao cinema do shopping Pátio Higienópolis. 
 Stakeholders
  • Os 60 jovens da Instituição ASES, com idade entre 11 e 21 anos; 
  • Associação de Solidariedade e Esperança - ASES; 
  • Cinema Pátio Higiênópolis. 
Fator de Sucesso
Comprometimento do grupo na arrecadação dos recursos financeiros.

Semana 1 - 20/05/2011 até 27/05/2011 - Gerenciamento do Escopo / WBS

Work breakdown structure (WBS), em português Estrutura Analítica de Projetos (EAP), é uma ferramenta de decomposição do trabalho do projeto em partes menores e de gerenciamento mais fácil.

O objetivo da WBS é identificar elementos terminais (os produtos, serviços e resultados a serem feitos em um projeto). Assim, a WBS servirá como base para o planejamento do projeto.



Semana 1 - 20/05/2011 até 27/05/2011 - Gerenciamento do Escopo / Plano de Entrega e Marcos

A execução das atividades do projeto terá início em maio de 2011 e deve durar aproximadamente 3 meses. 

Semana 1 - 20/05/2011 até 27/05/2011 - Custos

Estimativas Iniciais de Custo


 Capitação de Recursos financeiros
A arrecadação dos recursos financeiros será através de rifas. As prendas previstas são:
  • Produtos de beleza da Vitoria's Secret
  • Camisa da Seleção Brasileira de Futebol
Será negociado desconto nos ingressos junto ao Cinema (Cinemark).

Semana 1 - 20/05/2011 até 27/05/2011 - Matriz de Responsabilidades

Com o objetivo de organizar as atividades do projeto foram identificados os responsáveis pelas macro tarefas.
Essa definição pode ser observada na matriz de responsabilidade abaixo.

Semana 2 - 28/05/2011 até 03/06/2011 - Gerenciamento dos Custos

A arrecadação iniciou com a venda das rifas.
Elaboração de Planilha e Gráfico para controle/acompanhamento da entrada de dinheiro semanalmente.







Caso o valor arrecadado na semana fique abaixo do previsto, será definido plano de ação para retorno dos valores a meta estabelecida.

Semana 3 - 04/06/2011 até 10/06/2011 - Gerenciamento dos Riscos

Foi elaborada uma análise quantitativa dos riscos de implementação do projeto Uma Tarde no Cinema para priorizar seus efeitos nos objetivos do projeto.

A análise quantitativa dos riscos visa quantificar a exposição de risco para o projeto e dimensionar o custo e as reservas de contingência de cronograma e custo que possam ser necessárias.

As respostas possíveis e aceitas no projeto para os riscos identificados são:

  • Aceitar: a equipe do projeto deverá lidar com o risco e elaborar plano de contingência;
  • Evitar: alterar condição para eliminar risco;
  • Mitigar: reduzir as conseqüências e/ou probabilidades do risco para uma tolerância aceitável.
Para os casos em que forem identificadas oportunidades, as possíveis respostas são:
  • Explorar: garantir que a oportunidade ocorra (aumentar a probabilidade)
  • Melhorar: modificar o tamanho da oportunidade através do aumento da probabilidade e/ou dos impactos positivos.
Os riscos identificados foram qualificados na sua probabilidade de ocorrência e impacto ou gravidade dos seus resultados.

O gerenciamento de riscos do projeto será realizado com base nos riscos previamente identificados, bem como no monitoramento e no controle de novos riscos que podem não ter sido identificados oportunamente.

Semana 4 - 11/06/2011 até 17/06/2011 - Gerenciamento do Tempo


O gerenciamento do tempo é feito com o acompanhamento do cronograma.
O cronograma pode ser visto para acompanhamento abaixo:

Lista de Atividades
Cronograma Completo
Cronograma Simplificado




Semana 5 - 18/06/2011 até 24/06/2011 - Arrecadação

A atividade prevista/realizada na semana foi a venda das rifas com o
acompanhamento das arrecadações.


Foi finalizada a primeira rifa com a prenda da camisa do Brasil.

Semana 6 - 25/06/2011 até 01/07/2011 - Execução do Projeto

Em contato com o cliente, foi confirmado o número de participantes do projeto, o qual
foi alterado de 60 para 80 jovens e mais 5 educadores.


O cliente reforçou a importância dos integrantes do grupo acompanharem os jovens ao
Cinema. E solicitou a inclusão da atividade de lanchar no Bobs após assistir ao filme.


Foi confirmada a impossibilidade de ida ao Cinema durante Julho, pois as crianças
estão de férias no período. Dessa forma, o evento foi confirmado para a 2ª semana de
Agosto/11.


As alterações do escopo realizadas até o momento estão apresentadas no quadro
abaixo:


O Cronograma foi revisado para inclusão da nova atividade de lanchar no Bob's.
Foi revisto o custo do projeto, conforme apresentado na Tabela abaixo. Com o aumento de quase 55% no custo do projeto, será necessária a avaliação de descontos junto ao Cinema (Cinemark) e Bobs.

Semana 7 - 02/07/2011 até 08/07/2011 - Arrecadação

Em andamento venda das rifas da camisa do Brasil, produtos da Vitoria Secrets e Bebidas.

Semana 8 - 09/07/2011 até 15/07/2011 - Arrecadação

Finalizada a 2ª rifa com a prenda da camisa do Brasil.
Atraso na venda das rifas. A previsão inicial era arrecadar R$ 1.900,00, porém o real vendido até o momento foi de R$ 1.305,00.  O grupo intensificará essa atividade.
Na próxima semana serão contatados o Cinema e a Lanchonete (Bobs) para obtenção de descontos.

Semana 9 - 16/07/2011 até 22/07/2011 - Negociações

Dois integrantes do grupo foram até o Cinemark do Shopping Pátio Higienópolis para conversar com a gerente sobre a possibilidade de desconto.
Há uma promoção chamada "Sessão Desconto" as 15h de segunda a sexta-feira. Nessa sessão o valor do ingresso é de R$ 4,00, sendo que estudante paga meia (R$ 2,00). O Cinema aceitará uma declaração da Casa Claret de que os jovens são estudantes.
A Casa Claret foi contatada e elaborará a declaração necessária para o desconto.
O filme deverá ser agendado com no máximo uma semana de antecedência, quando é liberada a programação.
A lanchonete do Cinema não dará desconto especial, mas na compra dos ingressos com cartão Visa, o Combo, pipoca mais refrigerante, sai pela metade do preço, ou seja, Combo pequeno custará R$ 5,65.
Ao visitar o Shopping descobrimos que o Bobs estava fechado para reforma. Foi tentado, então, contato com o McDonalds. A gerente da loja não estava no momento, foi disponibilizado telefone para contato.

Semana 10 - 23/07/2011 até 29/07/2011 - Negociações e Custos

A gerente do McDonalds informou que poderia contribuir com 20 dos 89 lanches.
Com o valor promocional do cinema e a contribuição da lanchonete McDonalds, o custo total do projeto atualizado será:


Semana 11 - 30/07/2011 até 05/08/2011 - Definições da Realização do Projeto

Foi definido junto com a Casa Claret o dia da ida ao Cinema – 10/08/2011 (quarta-feira).
O grupo se encontrará na instituição as 13:30.
Foram encerradas as vendas das rifas. A arrecadação ficou conforme a tabela abaixo.


A Casa Claret confirmou que serão 80 participantes.

Apesar de não terem sido vendidos todos os números das rifas colocadas à venda até o momento, o sucesso financeiro foi atingido, onde a arrecadação obteve valor de R$1.940,00, para um custo após a alteração de escopo inicial e negociações de R$1.768,35.

O valor arrecadado além do custo do projeto será utilizado como reserva até a sua conclusão, e caso não utilizado, será revertido para outro projeto social a ser definido pelo grupo.

Semana 12 - 06/08/2011 até 12/08/2011 - Realização do Projeto / Aquisições

A programação do cinema Cinemark é definida semanalmente, pela central da empresa, e a divulgação feita à sexta-feita de cada semana para o período de 7 dias seguintes.
Nesta data programada para a ida ao cinema, o filme programado para o horário 15:00 era "Cilada.com", com censura 14 anos, o que causou uma alteração no escopo definido há uma semana.
Na compra feita no dia 06/08/2011, foi definido o filme "Smurfs 3D", dublado e com censura livre.
A declaração da Instituição aceita pelo cinema fez a venda de todos os ingressos como "meia-entrada", com o valor do ingresso por R$13,00.
A pipoca média com refrigerante Coca-Cola teve valor unitário de R$11,25.
Custo total do projeto revisado para R$2.158,25.
Em função desta alteração de custo do cinema e horário do filme, antecipado pela programação do Cinemark para as 14:10, foi cancelado o lanche.
As compras foram realizadas com cartão de crédito, o que garantiu prazo para receber o valor de todas as rifas e doações recebidas já negociadas.
Abaixo o comprovante de pagamento/nota fiscal dos ingressos e pipoca + refrigerante.


Semana 12 - 06/08/2011 até 12/08/2011 - Realização do Projeto / Ida ao Cinema

A ida ao cinema aconteceu no dia 10/08/2011, às 13:30 na instituição.
A localização da Instituição ASES próxima ao cinema permitiu a ida para o Shopping Pátio Higienópolis a pé, com uma caminhada de cinco minutos.
O risco previsto na análise inicial de chuva no dia do evento foi verificado no momento da compra do ingresso, e não previa chuva no dia do evento. Porém o dia amanheceu nublado e com situação diferente do previsto. A situação foi avaliada até o último momento, e no horário do deslocamento para o cinema o chuvisco parou, permitindo sem qualquer problema.
O quadro a seguir mostra a situação no dia.
As crianças foram acompanhadas pelos professores, que foram responsáveis pelas mesmas. Coube ao grupo a responsabilidade de distribuição de ingressos e lanches, garantindo o acesso ao filme, até sua finalização.
Todos os integrantes do grupo acompanharam a realização nesta tarde, garantindo o sucesso do projeto.
O filme terminou às 16:00 do dia 10/08/2011, onde entendemos como finalização do projeto com sucesso.
As imagens das crianças e professores da Instituição ASES foram distorcidas.

Semana 13 - 13/08/2011 até 19/08/2011 - Lições Aprendidas

A equipe seguiu técnicas de gerenciamento de projeto como base para sucesso, com ênfase nas ferramentas:

  • Brainstorm inicial para definir métodos de trabalho e arrecadação e seções intermediárias focadas em problemas ou desvio de tarefas realizadas, prazos e custos/arrecadação;
  • Escopo bem definido;
  • WBS;
  • Matriz de responsabilidades;
  • Gerenciamento de custos com acompanhamento semanal;
  • Análise de riscos;
  • Gerenciamento de prazos (cronograma) com acompanhamento por etapa.
Durante o projeto, houve solicitação para alteração do escopo, sendo:
  • Maior número de crianças, este atendido com maior arrecadação e valores reais de ingresso + pipoca menor que previsto no início do projeto;
  • Lanche no Shopping Pátio Higienópolis antes do filme, não atendido em função do custo e de disponibilidade de reserva da praça de alimentação para 89 lugares.
A alteração no escopo durante o projeto foi um momento onde o grupo precisou rever a arrecadação, plano para a realização do projeto e tentativa para negociar com cinema e lanchonete.
O escopo deve ser fechado com o cliente antes de iniciarmos o projeto, e qualquer alteração no mesmo deve ser pensada e negociada antes de seu aceite.
Houve dificuldade e negativa na negociação com o cinema, pois o mesmo impôs restrições para qualquer negociação. Como as tratativas foram no início do projeto, não necessitamos alteração no plano inicial.
A estratégia de arrecadação obteve sucesso na primeira semana, e com esta expectativa mantivemos o plano de arrecadação durante todo o processo. O Networking foi fundamental na venda das rifas, seja na compra de números ou responsabilidade de vender seus números. Para completarmos o custo necessário, contamos com doações de duas empresas.
Nos contatos realizados, a solicitação de doação de grandes valores por empresas não evoluiu, onde seus argumentos se repetiram em dois: A empresa já realiza doações em outras instituições, ou a empresa opera no regime de lucro presumido sem dedução fiscal por doações. Entendemos ter realizado o caminho certo na arrecadação, de pedir doações apenas do valor complementar às rifas para as empresas, evitando burocracias e/ou necessidade de negociação com a direção da empresa.
Nem todos os riscos foram previstos, como o sistema de cartão de crédito "fora do ar" na compra da pipoca há cerca de 10 minutos do início do filme, porém foi fundamental para avaliar que a previsão de arrecadação inicial era suficiente e a evitar riscos maiores, como a programação de ida a outro cinema, com deslocamento de todos os participantes.
A divulgação deste trabalho como filantrópico foi fundamental para a arrecadação, e o blog teve papel principal na disseminação e comprovação de sua atividade realizada.
O foco do grupo na realização do projeto foi essencial para seu sucesso.

Agradecemos aos patrocinadores (rifas vendidas e doações), ao Prof. João Arantes pela oportunidade de praticar Gerenciamento de Projeto e em especial a Sr. Sônia Camargo e a instituição ASES - Claretianos, pela nossa satisfação em poder ajudar.
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